Embora o conceito de projetos e sua gestão possa parecer óbvio para muitas pessoas no mundo corporativo, ter o correto conhecimento das metodologias, ferramentas e o mais importante, a apropriação da gestão de projetos, faz toda a diferença no atingimento das entregas propostas!
O gerenciamento de projetos vai muito além de um conjunto de processos burocráticos: trata-se de metodologias que permitem transformar ideias em realidade. No caso, transformar ideias em resultados lucrativos para as organizações, por meio de boas práticas possam permitir que a empresa cresça e perenize seu negócio.
Uma vez implantada corretamente nas organizações, a gestão de projetos oportuniza vários benefícios nas organizações, conforme abaixo:
Fundamental lembrar que a escolha dos projetos deve estar alinhados ao planejamento estratégico da organização.
Perfil de um gestor de projetos
Como ponto de partida para a gestão de projetos, é necessário que seja nomeado um gestor de projetos para tal tarefa.
O perfil deste gestor deverá ser tanto de um maestro, sendo aquele que conhece e reconhece muito bem o papel de cada integrante da orquestra (em nosso caso, do projeto) como também, que atue como um guardião dos conhecimentos da metodologia, estabelecendo e acompanhando as rotinas da gestão.
No perfil deste gestor, deverá haver um equilíbrio de habilidades técnicas, interpessoais e conceituais para análise das situações e interação adequada nos trabalhos do projeto.
Dentre as habilidades interpessoais podemos destacar:
- Liderança
- Desenvolvimento de equipe
- Motivação
- Comunicação
- Influência
- Conhecimento político e cultural
- Negociação
Portanto, um dos fatores chave para o sucesso de um projeto, é a escolha do gestor de projetos. Alguém extremamente técnico, ou alguém muito voltado à área de clientes, talvez não seja a melhor escolha. O ideal é buscar por alguém que possa ser um “meio termo” entre estes aspectos.
Alguns conceitos
Para que a condução de projetos seja feita de forma eficiente, é necessário entender alguns conceitos básicos da Gestão de Projetos, tais como:
- O que é um projeto
- O que é a gestão de projetos
- Importância do gerenciamento de projetos
- O que é Termo de Abertura de Projetos
- Como fazer essa gestão
- Ferramentas de gestão
Primeiramente, o que é um projeto?
Um projeto pode ser definido como um empreendimento temporário para criar produtos, serviços ou qualquer outro resultado único. Projetos nascem de necessidades, crescem a partir de ideias e se concretizam com recursos materiais e intelectuais.
Para que exista um projeto, é preciso um objetivo definido, uma prazo, pessoas para realizar as atividades e recursos destinados ao processo. É a partir disso que se faz necessário uma gestão de projetos.
O que é gestão de projetos?
A gestão de projetos é a aplicação de conhecimentos, técnicas e habilidades na elaboração de atividades para atingir determinados objetivos. Em resumo, é uma metodologia que permite transformar estratégias em resultados, em especial no contexto de negócios.
Na história, a gerência de projetos como disciplina foi criada nos campos da construção e da engenharia mecânica e evoluiu dentro da administração científica. Hoje, a maioria das atividades de uma organização podem ser vistas como projetos, o que faz dessa gestão uma base obrigatória para os negócios.
Importância da gestão de projetos
A gestão de projetos é fundamental para reduzir os riscos de fracasso e controlar todas as etapas envolvidas, bem como garantir a qualidade dos resultados. Assim, é possível gerenciar projetos de forma eficiente, ou seja, atingindo os objetivos e otimizando recursos.
Diversas áreas do conhecimento, como a gestão de escopo, a gerência do tempo, a gerência da qualidade e a gestão de custos são integradas para esse fim. Isso aumenta o desempenho das empresas e agrega valor ao negócio, pois é o verdadeiro alicerce do pensamento empresarial.
O gerenciamento de projetos é tão importante que possui seu próprio instituto, o PMI (Project Management Institute), uma entidade sem fins lucrativos que propaga as melhores práticas dessa atividade.
O PMI é responsável por um guia sobre gerir projetos, conhecido como PMBOK (Project Management Body Of Knowledge), e por fazer estudos na área. Um desses estudos constatou que, desde 2013, houve uma queda de 27% no volume de recursos que as empresas desperdiçam devido ao baixo desempenho em projetos.
Apesar da boa notícia, as organizações ainda perdem quase 10% de cada dólar investido por conta da má gerência de projetos.
Por outro lado, as empresas campeãs no quesito têm taxas de sucesso de até 92% em seus projetos, e amadurecem continuamente seus talentos, capacidades e cultura.
Termo de Abertura de Projeto: o que é isso?
O TAP, ou Termo de Abertura de Projeto, é um documento que inaugura todo o processo, autorizando a alocação de recursos organizacionais e início das atividades.
Mais do que uma simples formalização, o TAP serve como base para o gerente de projetos e equipe, pois contém informações essenciais, como o objetivo, expectativas, prazos e orçamento.
Alguns pontos que não podem faltar no TAP são as entregas previstas do projeto, possíveis riscos, recursos e custos necessários, critérios de avaliação, restrições e seleção da equipe.
Como fazer a gestão de projetos
Agora que você já descobriu o que é gestão de projetos e sua aplicação, vale a pena compreender, passo a passo, como aprimorar esse controle na sua empresa. Para isso, é necessário considerar inicialmente as particularidades de cada negócio.
No Guia PMBOK, são definidas quatro etapas principais para a realização de um projeto: (1) início, (2) organização e preparação, (3) execução do trabalho previsto e (4) finalização.
Além disso, o processo de gerir projetos é dividido em cinco grupos, que vamos acompanhar no passo a passo a seguir:
- Iniciando o projeto
No grupo de processos de iniciação, o ciclo de vida do projeto é definido em todas as suas fases. Nessa primeira etapa, você precisa levantar as necessidades das partes interessadas, conseguir as autorizações necessárias e provar o valor do projeto para a empresa.
Geralmente, o início oficial do projeto se dá com a assinatura do TAP pelo gestor responsável, que já contém todas as informações relevantes sobre a concepção, planejamento e execução da ideia.
- Focando no planejamento
Naturalmente, o planejamento é a fase mais intensa dos projetos, que exige atenção máxima aos detalhes.
Dos 47 processos do Guia PMBOK, 24 são dedicados ao planejamento, que abrange uma série de padrões, critérios e objetivos.
Em resumo, o plano deve conter requisitos de clientes, restrições, orçamentos, definição de escopo, cronograma, plano de comunicação e registro de riscos.
- Coordenando a execução
Na fase de execução, a principal função do gerente de projetos é coordenar pessoas e recursos para colocar o plano em prática com eficiência.
Considerando que o planejamento alimenta a execução, você deve garantir que a prática se alinhe à teoria, fazendo as atualizações e ajustes necessários conforme a evolução do projeto.
- Mantendo o controle
Monitoramento e controle são palavras-chave centrais para gerir um projeto e devem partir de critérios e indicadores definidos no planejamento.
Esse grupo de processos envolve o controle integrado de custo, prazo, escopo e benefícios do projeto, oferecendo relatórios de desempenho constantes.
- Encerrando o projeto
Um projeto só pode ser encerrado com todas as pendências concluídas, desde entregas previstas até contratos e pagamentos.
Além disso, é fundamental realizar um balanço dos resultados e compartilhar as lições aprendidas com toda a empresa para aprimorar o gerenciamento de projetos em todas as áreas.
Ferramentas de apoio à gestão de projetos
Criar, planejar, executar e monitorar são atividades complexas. Isso porque as fases de um projeto nunca ocorrem de forma linear e envolvem imprevistos, conflitos e variáveis desafiadoras para os gestores.
Nesse emaranhado de processos dinâmicos, a única forma de manter o controle é contar com a tecnologia, tendo um software para gerência de projetos que permita facilitar – e muito- todas as etapas descritas.
Por: Albert Selmikat professor e consultor parceiro da Gecompany, palestrante, coordenador nos cursos de Pós Graduação da FAAP com 23 anos de experiência com interface de fornecedores e gerenciamento do risco corporativo e gestão de projetos.
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